CONSULTORIODIGITAL ayuda a la correcta administración de la documentación administrativa  como manuales, procedimientos, guías, formatos, etc. desde su elaboración, su correspondiente proceso de aprobación, publicación y actualización. La elaboración y modificación de los documentos se realiza de manera personalizada y controlada, facilitando el desarrollo de las actividades a los generadores y usuarios de los documentos, de forma rápida y segura.

NOS BASAMOS EN ESTOS TRES PILARES:

1. GESTION DOCUMENTAL 

La gestión documental es el conjunto de normas técnicas y prácticas que buscan la correcta administración de la información de una empresa. Esto por medio de la revisión, análisis y almacenamiento de la documentación electrónica y física, a fin de ayudarle a la empresa a optimizar sus procesos y a ahorrar tiempo, espacio y costos importantes.

En sí, la gestión documental por medio de la aplicación de metodologías especializadas, mejoran los procesos de administración de los documentos y la información, manteniendo de manera óptima y objetiva su orden y jerarquización, todo a fin de mejorar los procesos, programas y sistemas. Por lo tanto, se puede decir que:

El centro de la gestión documental es encontrar, archivar, crear y disponer de los documentos en forma estandarizada y delimitada.

Aportes de la Gestión Documental a los procesos de tu consultorio:

La optimización de archivos desde su origen hasta la disposición final garantiza su correcta conservación, por lo que la aplicación de estrategias de gestión ayuda a llevar a cabo la custodia de archivos, la eliminación técnica y el almacenamiento y recuperación de los mismos.

En sí, la gestión documental permite:

• Revisión de información.
• Ahorro y eficiencia.
• Categorización de archivos.
• Eliminación de archivos que han perdido vigencia.
• Almacenamiento ordenado.
• Custodia de documentos.

De este modo, permite al consultorio administrar de manera eficaz todo lo relacionado a su archivo, brindando ayuda de manera considerable a la ejecución y revisión de todo lo que es calificado como importante para la empresa.

Así pues:

• Mejora la gestión de la información.
• Automatiza los procesos.
• Reduce costos, tiempo y espacio.

2. DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS

La digitalización de documentos es uno de los procesos más importantes dentro del desarrollo de la gestión documental, en el que se lleva a cabo la transformación de los formatos de todo lo concerniente a los documentos físicos que se manejan al interior del consultorio.

Es decir, después de la debida revisión, se seleccionan los documentos físicos (análogos) y se pasan a un formato binario (digital). La realización de este proceso ayuda a la empresa a mantener los archivos de importancia en las mejores condiciones a través del tiempo. De igual modo la digitalización ayuda a realizar la administración de una manera más eficiente, ya que se reducen los tiempos de búsqueda, clasificación y acceso.

La digitalización es un proceso en el que se captura la información por medio de procesos tecnológicos, a fin de conservar los documentos a través del tiempo.

Hay que tener en cuenta que cada empresa tiene su particularidad frente al manejo de los documentos, por lo que antes de tomar cualquier decisión que involucre la clasificación de archivos, se lleva a cabo una revisión minuciosa del contexto de la empresa. Por ello:

• Se evalúa el nivel de producción documental.
• Se revisan y categorizan los documentos por su tipo, fecha y relevancia.
• Se gestiona la información, teniendo como base las necesidades y requerimientos de la empresa.

Una vez establecidas las características pilares, se lleva a cabo el proceso de digitalización

De este modo se realiza:

• Revisión de la documentación y su prioridad para la empresa.
• Selección de documentos a digitalizar.
• Captura por escáner de documento físico.
• Indexación de la información del documento.
• Almacenamiento del archivo para su posterior consulta.

Una vez ejecutado lo anterior, procedemos a:

• Definición de formatos.
• Establecimiento de parámetros de digitalización.
• Planteamiento de metodología a aplicar.
• Definición de la cantidad de documentos a digitalizar.

3. ORGANIZACIÓN ESPECIALIZADA 

Aspectos a tener en cuenta de la organización especializada

La organización especializada es un proceso técnico que ayuda a mantener toda la documentación delegada, en una clasificación detallada, codificada y acorde a las necesidades de la empresa.

De igual modo es un conjunto de acciones archivísticas en pro del orden y nutrimiento de la matriz central de la empresa, facilitando así la búsqueda y ubicación de los documentos.

La organización especializada hace parte de las metodologías y ejercicios de clasificación, descripción y archivo de la documentación. De esta manera, se contribuye al correcto manejo y control de la información.

Dentro de las acciones realizadas en este proceso de gestión documental, está la clasificación, ordenamiento y signatura de los archivos.

Clasificación:
Iniciamos con un proceso de revisión de los documentos con el fin de separarlos en clases o grupos y sus respectivas subdivisiones. Todo, respetando la estructura orgánica de la empresa y sus necesidades.

Ordenamiento:
una vez estructurados los grupos de clasificación, se inicia el proceso de relación de los documentos. Este ordenamiento puede ser alfabético, numérico, alfanumérico o cronológico.

Codificación:
de esta manera se les asignan a los archivos sus símbolos de codificación, los cuales permiten la identificación rápida dentro de los grupos de clasificación.